Tips para organizar mejor el tiempo

por @patyleiva

En mi eterna búsqueda por la optimización y un correcto manejo del tiempo, conversé con varias personas que encuentro eficientes, puntuales y productivas en busca de tips sobre sus formas de trabajo y me encontré con varias buenas ideas. Algunas se repiten, por ejemplo en lo más básico como levantarse temprano, pero se dividen entre los que se establecen metas cortas y los que se focalizan por un tiempo extendido en una labor específica, por eso encontrarán tips que se contradicen, pero explican sus razones para que tú elijas la que se acomoda mejor a tus propios quehaceres. Acá lo que recogí de sus consejos:

Anticipación:
– Dejar preparada las cosas con las que tienes que trabajar al día siguiente, ya sea en tú casa o para llevarlas contigo a otro lugar de trabajo. Incluso la ropa si es que pierdes mucho tiempo en eso en las mañanas.
– Planificar las cosas generales en metas realistas y concretas.
– Levantarse mucho más temprano de la hora en que comienzan tus labores, la cabeza estará mucho más fresca y dispuesta para absorber información y procesarla más rápido y mejor.
– Tratar de mantener ordenadas las cosas que te rodean, porque eso influye en mi cabeza (ya nos lo dijo Marie Kondo hasta el cansancio). Si la pieza está ordenada, le facilitamos a la mente que esté ordenada también. Funciona con el clóset, la oficina, el escritorio del computador, la agenda, etc. 
– Dormir de noche. Al final somos animales con necesidades básicas cuyo cuerpo reacciona a sus ciclos.

Dividir el tiempo:
– Fijar un horario matutino fijo para contestar mails, por ejemplo de 8:30 am a 10 am, luego de eso pasar a una etapa creativa de trabajo para después retomar en otro horario para actualizar mails y contactos.
– Fijar reuniones de trabajo sólo temprano en las mañanas y así luego seguir con los demás asuntos sin gastar tiempo en movilización.
– Dejar lo más difícil y que requiere más concentración para las mañana, y para después de almuerzo dejar las cosas que ya están avanzadas y que sólo requieren seguimiento.
– Ver la noche como un tercer tiempo en el que repasamos las cosas que no hicimos y anotarlas para hacerlas al otro día, pero no hacerlas en la noche, primero porque la concentración está agotada y segundo para separar ese momento en el que paras de hacer cosas.
– Para metas cortas, ocupar la técnica pomodoro, que consiste en poner un reloj con plazos de 25 minutos (ó 20 ó 15 según el carácter de tus misiones), parar y cambiar a la siguiente actividad.

Asignar tiempo a la creatividad:
– No descuidar las actividades creativas, tratarlas con la misma rigurosidad que el resto de las tareas, es una inversión en nuestra salud y claridad mental.
– Puede ser productivo tomar distintos recorridos para un destino frecuente, estimula la creatividad por su actividad cerebral, despeja y recrea.

Establecer metas:
– Las metas diarias son claves para ir avanzando y mantener la cabeza ordenada.
– Escribir listas de pendientes y tareas en la ventana de tareas del Gmail por jerarquía, arriba va lo más importante y urgente, así las ves cada vez que te metes a revisar el mail. El objetivo del día es ir matando esa lista que uso como recordatorio.
– Olvidar las listas y hacer que tu cabeza esté alerta reaccionando a lo que hay que hacer es otra alternativa.

Volver a usar el teléfono:
– Estamos acostumbrados al mail o los mensajes pero perdemos mucho tiempo en la espera, para ciertas cosas es preferible pescar el teléfono y resolver problemas de manera más inmediata, pero en casos necesarios usarlo sólo como acelerador.
– Ponerte horarios para hacer las llamadas. Si tienes que llamar a algún lado hazlo en el horario que designaste para eso tal como si fuera una reunión.

Estar en silencio:
– Cuando estás en silencio logras escuchar la motivación interna que a veces desaparece con tanto ruido. El ruido no solo nos desenfoca, sino que nos quita fuerza de voluntad y como uno tiene una cuota limitada de fuerza de voluntad por día, es tonto gastarla en bulla. 
– Trabajar sin compañía que meta conversa, durante la mañana al menos.

Focalizarte:
– Dedicarte a una sola cosa hasta que la termines, sobretodo cuando se trata de proyectos grandes. Primero una cosa, después la otra. Nada de ir intercalando porque así te demoras más, porque tienes que volver a aprender el set de reglas de cosas que estabas haciendo y que vas a tener que volver a hacer. 
-Establecer los límites de entendimiento en las relaciones de trabajo; dejar claro si contestas o no mails los fines de semana o pasadas las 7 de la tarde, eso evitará malos entendidos o malos ratos, la gente con la que uno trabaja tendrá mejores y más rápidas respuestas si uno es el que plantea sus canales de comunicación desde el principio y lidera la conversación.

Usar el celular como agenda:
– Anotar las cosas que tienes que hacer en los recordatorios con alarma para no olvidarlos, desde ir a la farmacia a pedir hora al doctor.
-Ocupar Keep, una aplicación de Google que funciona más o menos igual que los Recordatorios del iPhone, pero que te permite ponerle colores a tus notas lo que hace más grato revisarlos. Como el celular ya es prácticamente una parte más del cuerpo humano, cada vez que uno lo ve, aparece la lista.

Aprovechar tiempos muertos:
– Hacer llamados telefónicos durante los trayectos (con manos libres).
– Aprovechar los viajes, desde un viaje a la cocina (llevar algo sucio y a la vuelta traer algo que vas a utilizar) hasta un viaje de trámites al centro en el que trates de matar dos pájaros de un tiro.

Evitar distracciones:
– Cerrar las redes sociales mientras haces las labores matutinas.
– No usar whatsapp para trabajar, es distractor y disperso y poco preciso, privilegiar el mail como vía de comunicación para centralizar toda la información del trabajo y tener respaldos de todo lo conversado, evitando así perder tiempo buscando más tarde la información en distintos canales.
– No instalar whatsapp en el computador. Es fantástico, mucho más fácil escribir desde el teclado que en el celular y, por eso mismo, se hace más fácil estar pendiente de los mensajes que llegan, revisándolo a cada rato, responder, etc. Está más a mano y, por eso, es un peligroso distractor.
– No llenarse de cosas que hacer porque se termina haciendo nada.
– No intentar hacer más de una cosa a la vez. Desde tener abiertas cuatro ventanas para responder distintos mails hasta hacer un depósito o escribir algo. El multitasking es un arma de doble filo.

Finalmente, lo más sabio es seguir lo que dicen las mamás y abuelitas de no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Si uno va resolviendo los pendientes en cuanto se presentan, todo es más llevadero y fácil. También ser sensato y entender que uno no puede ser eficiente siempre, que es normal colapsar a veces, y que cada uno debe ir probando diferentes técnicas para ser más ordenado con tu tiempo y adaptarlas para que vayan funcionando según tus tiempos, rutinas y compromisos.

Gracias David, José Miguel, Nico, Javi, Carlos, Chalo, Conchita, Diego.